Phoner Handbuch Projekt

Anrufbeantworter

Der Anrufbeantworter

Phoner bietet sehr umfangreiche Möglichkeiten, einen Anruf zu beantworten. Sie können einen generellen Anrufbeantworter einrichten, einen für jede MSN (Telefonnummer) und einen für jeden Anrufer. Damit es dabei nicht ein Durcheinander gibt, wird immer der in der Reihenfolge eben zuletzt genannte bevorzugt, d.h. wenn Sie einen generellen Anrufbeantworter eingerichtet haben, so gilt dieser für alle Anrufe, sofern keiner der anderen auch auf den jeweiligen Anruf zutrifft. Haben Sie nun zusätzlich einen Anrufbeantworter für eine einzelne MSN (z.B. für eine beruflich genutzte am privaten Anschluß), so wird ein Anruf, der auf der beruflichen Telefonnummer eingeht immer von diesem zweiten Anrufbeantworter angenommen, alle anderen von dem allgemeinen. Wenn Sie nun zusätzlich für einige bestimmte Personen Ihres Telefonbuches einen jeweils eigenen Anrufbeantworter einrichten (z.B. wenn die Freundin einen persönlichen Spruch hören soll oder wenn jemand der keine Rufnummer überträgt, darauf hingewiesen werden soll, dass er die Übertragung doch bitte aktivieren möchte), so werden bei einem Anruf einer dieser Personen die beiden erstgenannte Anrufbeantworter ignoriert und der persönliche Anrufbeantworter wird abnehmen.

Wichtig

Wenn Sie nur den Anrufbeantworter einer bestimmten MSN und/oder den persönlichen Anrufbeantworter nutzen möchten, so müssen Sie den allgemeinen Anrufbeantworter deaktivieren. Andernfalls wird jeder Anruf von einem Anrufbeantworter angenommen - ob gewünscht, oder nicht. Mehr dazu im folgenden Abschnitt.
Außerdem werden die grundlegenden Einstellungen zu allen Anrufbeantwortern im Bereich "Allgemeiner Anrufbeantworter" erklärt. Sie sollten diesen daher nicht überspringen.

Allgemeiner Anrufbeantworter

Zuerst müssen Sie dem allgemeinen Anrufbeantworter eine Ansage zuweisen. Klicken Sie hierzu im Menü Optionen auf Klänge. Standardmäßig ist die Datei "Ansage.wav" im Phonerverzeichnis als Anrufbeantworterspruch eingerichtet. Wenn Sie diese ändern möchten, geben Sie den Pfad zu der gewünschten Audiodatei im Wave-Format an oder klicken Sie auf "..." und suchen Sie nach ihr. Sie können sich den gewählten Spruch mit Klick auf ">" anhören.

Allgemeinen Anrufbeantworter deaktivieren

Wenn Sie nur den Anrufbeantworter einer bestimmten MSN und/oder den persönlichen Anrufbeantworter nutzen möchten, so müssen Sie den allgemeinen Anrufbeantworter deaktivieren. Hierzu löschen Sie einfach die Ansage im obigen Dialog und Phoner wird den allgemeinen Anrufbeantwortet automatisch deaktivieren. Im Gegensatz zum Button im Programmfester (die kleine runde Anzeige links neben dem Mikrofonsymbol) und der Multiple-Choice- Abfrage im Anrufbeantworter-Dialog bleiben die anderen beiden Anrufbeantworter jedoch aktiv. Wie sie den Anrufbeantworter komplett deaktivieren können, lesen Sie im folgenden Abschnitt.

Einrichten des Anrufbeantworters

Wählen Sie "Anrufbeantworter" im Optionen-Menü und es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier geben Sie an, wie sich alle Anrufbeantworter von Phoner verhalten, wenn Sie einen Anruf annehmen sollen.

Zuerst müssen Sie den Anrufbeantworter natürlich einschalten, wählen Sie dann die Zeitspanne, die Phoner warten soll, bevor der Anruf angenommen werden soll (10 Sekunden sind bei den meisten Anschlüssen zu kurz, oder?).

Anschließend empfehle ich Ihnen, das Speicherformat von PCM auf MP3 zu ändern. Die Aufnahmen nehmen dadurch deutlich weniger Platz ein (nur ca. 10%), ohne daß man einen Unterschied hören kann.
Natürlich wird ein passender Codec benötigt, um im MP3-Format speichern zu können, dieser liegt jedoch Windows XP bereits bei und auch auf den meisten anderen Systemen ist ein solcher bereits installiert. Anderenfalls schalten Sie bitte wieder auf PCM zurück oder installieren einen MP3-Codec nach. (Downloadquellen u.a.: Cole2k's Codec Pack und Lame acm-Codec)

Phoner unterstützt auch die Fernabfrage seines Anrufbeantworters:

Hier geben Sie an, wie sich alle Anrufbeantworter von Phoner verhalten, wenn Sie einen Anruf annehmen sollen.

Wenn Sie Ihren Anrufbe­antworter von einem Telefon aus abhören möchten, so warten Sie, bis sie Ihren Anrufbeantworterspruch hören und geben dann das Zeichen ein, dass Sie hier unter Kommandozeichen festgelegt haben. (Normalerweise der Stern.) Anschließend müssen Sie sich mit dem Fernabfragecode autorisieren, damit niemand Fremdes Ihre Nachrichten abhören kann. Ich rate Ihnen daher dringend, diesen zu ändern!
Nun können Sie sich Ihre Nach-richten vorspielen lassen. Drücken Sie die Eins um alle Nachrichten abzuhören oder die Zwei, wenn Sie nur die bislang ungehörten Nachrichten hören möchten. Zum Abbruch drücken Sie die drei.
Wenn Ihnen diese Ziffern nicht zusagen, können Sie sie in diesem Fenster ändern.

MSN-unabhängig

Standardmäßig wird Ihnen Phoner nur die Aufzeichnungen vorspielen, die an der MSN angenommen wurden, die Sie zum Abhören angerufen haben. Wenn Sie alle Aufzeichnungen hören möchten, egal welche MSN Sie anrufen und egal an welcher MSN diese angenommen wurden, so aktivieren Sie die Option "MSN unabhängig". Wenn Sie nur eine MSN verwenden, spielt diese Option natürlich keine Rolle.

Wie Sie den Anrufbeantworter direkt über Phoner abhören, erfahren Sie im nächsten Kapitel, Logbuch.

Weitere Einstellungen des Anrufbeantworters:

Hier geben Sie an, wie sich alle Anrufbeantworter von Phoner verhalten, wenn Sie einen Anruf annehmen sollen.

Aufnahme bereits während Ansage

Hiermit können Sie die Reaktion des Anrufers auf den AB aufzeichnen. Wundern Sie sich also nicht, wenn Ihre Aufzeichnungen mit "Och nöö, schon wieder n AB" beginnen. ;-)

Mikrofon aktiv bei Aufnahme

zeichnet auf, was sich im Raum tut, wenn der AB aufzeichnet.

laut mithören bei Aufnahme

Während der AB einen Anrufer aufzeichnet hören Sie über den Lautsprecher bereits, was dieser hinterlässt.

Neue Nachrichten über 'Scroll-Lock'-LED anzeigen

Wenn Phoner unabgehörte Nachrichten für Sie hat, blinkt die Lampe für den Scroll-Lock-Modus auf Ihrer Tastatur. Leider haben Notebookbesitzer meist wenig davon, da viele Notebooks keine Scroll-Lock-LED mehr haben.

Phoner kann Sie auch über eingehende Anrufe benachrichtigen:

Hier geben Sie an, wie sich alle Anrufbeantworter von Phoner verhalten, wenn Sie einen Anruf annehmen sollen.

SMS-Rufnummer / EMail

Geben Sie eine Mobilfunkrufnummer oder eine EMailadresse ein, welche Benachrichtigt werden soll. Phoner erkennt automatisch ob eine EMail oder SM verschickt werden soll und passt sich entsprechend an. Für den Versand von SMs und EMails werden weitere Einstellungen benötigt. Mehr dazu im entsprechenden Kapitel.

Aufzeichnung als Attachment anhängen

Aktivieren Sie diese Option, um beim Versand an eine E-Mailadresse eine Aufzeichnung des Anrufbeantworters mitzuschicken.

Nur Anrufe mit CallerID melden / Nur bei Aufzeichnung melden

Benachrichtigt sie nur, wenn der Anrufer seine Rufnummer überträgt, bzw. auf den Anrufbeantworter gesprochen hat.

Formatiert

beeinflusst lediglich die Optik der eMail.

Fertig / Bereichsende

Der allgemeine Anrufbeantworter ist damit eingerichtet.
Nun zeige ich noch, wie ein spezifischer Anrufbeantworter für eine einzelne MSN oder einen einzelnen Anrufer eingerichtet werden kann.

Spezifischer Anrufbeantworter / MSN

Um einen MSN-spezifischen Anrufbeantworter einzurichten, wählen Sie links eine Ihrer MSNs und stellen dann rechts die Optionen für den Anrufbeantworter ein.

Grundsätzlich sind alle Eingaben genau so vor zu nehmen, wie beim allgemeinen AB, nur die Verwendung ist hier auf den MSN-spezifischen begrenzt. Zu den neuen Einstellungen nun mehr:

AB-Auflegen nach Ansage

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, ist der Anrufbeantworter eigentlich keiner mehr, vielmehr hört der Anrufer nur noch die Ansage, bekommt jedoch keine Gelegenheit mehr eine Nachricht aufzusprechen.

SMS-Rufnummer / EMail

Wenn Sie die Benachrichtigung aktiviert haben (siehe oben) und hier eine Mobilfunkrufnummer oder eine E-Mailadresse eingeben, so wird die Benachrichtigung für die gewählte MSN nur an die hier eingegebene Rufnummer/Adresse verschickt.

Wenn Sie Ihre Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie bitte auf Übernehmen, um die Einstellungen zu sichern.

Verfahren Sie so für jede MSN, die Sie konfigurieren möchten.

Spezifischer Anrufbeantworter / Telefonbucheintrag

Warum ein eigener Anrufbeantworter für einen Anrufer?

Hierfür gibt es viele gute Gründe. Sie können so Ihrem Partner einen ganz individuellen Spruch hinterlassen oder einen besonders guten Kunden mit Namen begrüßen. Das macht nicht nur Eindruck, es mindert auch den Unmut, Sie nicht persönlich erreicht zu haben - und die gute Laune wird auf Sie / Ihre Firma zurückfallen.
Aber auch nicht gern gesehene - d.h. gesprochene - Personen können so "ausgeklammert" werden. Richten Sie einfach für Ihre Freunde Anrufbeantworter ein und bleiben für alle anderen abwesend, wenn Sie nicht da sind. Wenn Sie auch in Anwesenheit ungestört bleiben möchten (z.B. bei Stalkern), können Sie diese auch ganz ablehnen. -> Mehr zu dem ganzen Thema hier.

Verfahren

Grundsätzlich sind auch hier alle Eingaben genau so vor zu nehmen, wie beim allgemeinen AB, nur die Verwendung ist hier auf den jeweiligen Anrufer begrenzt. Wählen Sie auch hier eine Ansage und wählen Sie, nach wie vielen Sekunden der Anruf angenommen werden soll. Auf Wunsch können Sie auch gleich nach der Ansage auflegen lassen, also eine reine Ansage.

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